Política de tratamiento de datos personales del Colegio San Bonifacio de las Lanzas
La Corporación Colegio San Bonifacio de las Lanzas es una persona jurídica de derecho privado, sin ánimo de lucro y de interés colectivo. Su objetivo primordial lo constituye el propósito de brindar formación y educación a la niñez y a la juventud de la región de su influencia, en los niveles pre-escolar, primaria y secundaria, dentro de sólidos patrones culturales, éticos y morales, inspirados en el amor y respeto hacia los valores regionales y nacionales y cobijados por principios de orientación católica.
La Corporación Colegio San Bonifacio de las Lanzas registra y da tratamiento a los datos personales necesarios para el cumplimiento de dicho objetivo.
Con el fin de garantizar el derecho a la privacidad y al hábeas data de todos los integrantes de la comunidad educativa, y conforme a lo dispuesto en la normativa vigente en Colombia (particularmente la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incluido en el Decreto 1074 de 2015, junto con la Sentencia C-748 de 2011), se expide la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, aplicable a todas las actividades de la institución.
1. Identificación de la Corporación
● Nombre o razón social: Corporación Colegio San Bonifacio de las Lanzas
● Domicilio: Ibagué – Tolima
● Dirección: Carrera 17 No. 73-70 El Vergel
● Correo electrónico: proteccion.datos@sanboni.edu.co
● Teléfono del responsable: (PBX) +3009108201
2. Definiciones bajo las cuales se regirá la política
● 2.1. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales (Ley 1581 de 2012, art. 3, lit. a).
● 2.2. Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento (Ley 1581 de 2012, art. 3, lit. b).
● 2.3. Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento (Ley 1581 de 2012, art. 3, lit. d). Para lo relacionado con esta Política de Datos Personales, son Encargados del Tratamiento los empleados y contratistas de la Corporación Colegio San Bonifacio de las Lanzas que en virtud de su labor tienen distintos niveles de acceso a los datos recolectados por la institución.
● 2.4. Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos (Ley 1581 de 2012, art. 3, lit. e). Para lo relacionado con esta Política de Datos Personales, el Responsable del Tratamiento es la Corporación Colegio San Bonifacio de las Lanzas.
● 2.5. Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento (Ley 1581 de 2012, art. 3, lit. f).
● 2.6. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión (Ley 1581 de 2012, art. 3, lit. g).
● 2.7. Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables (Ley 1581 de 2012, art. 3, lit. c).
● 2.8. Datos sensibles: los datos sensibles son un tipo de dato personal, que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, la orientación sexual, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (Ley 1581 de 2012, art. 5; Decreto 1377 de 2013, art. 3, n. 3). Suministrar información con respecto a datos sensibles es facultativo del titular y ningún servicio puede estar condicionado a su suministro.
● 2.9. Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva (Decreto 1377 de 2013, art. 3, n. 2).
● 2.10. Dato semiprivado: es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la Ley 1266 de 2008 (Ley 1266, artículo 3, literal g).
● 2.11. Dato privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. (Ley 1266, art. 3, literal h).
● 2.12. Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales (Decreto 1377 de 2013, art. 3, n. 1).
● 2.13. Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país (Decreto 1377 de 2013, art. 3, n. 4).
● 2.14. Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable (Decreto 1377 de 2013, art. 3, n. 5).
● 2.15. Interés Superior de los niños, niñas y adolescentes: principio que ordena a todas las personas a asegurar que en toda actuación se satisfagan integral y simultáneamente todos los derechos de los niños, niñas y adolescentes. Esto quiere decir además que los derechos de los niñas, niñas y adolescentes prevalecen sobre todos los demás, especialmente cuando entran en conflicto con los derechos de otros sujetos (Constitución Política 1991, artículo 44; Ley 1098 de 2006, artículos 8 y 9).
3. Derechos que asisten al Titular de los datos
Expresamente, el Titular tiene derecho a que se solicite su autorización para el acceso y corrección de sus datos personales, a decidir sobre la conservación y eliminación de su información personal, y a que la institución haga un uso responsable de la información, incluyendo controles de seguridad administrativos, físicos y tecnológicos.
3.1. De conformidad con el artículo 8° de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Titular de los datos cuenta con los siguientes derechos respecto a sus datos:
● Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
● Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
● Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
● Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
● Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
● Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Cualquier solicitud de información relacionada con el cumplimiento de sus derechos será recibida por el Área de Gestión de Conocimiento de la Corporación Colegio San Bonifacio de las Lanzas, en su calidad de oficial de protección de datos, conforme a lo dispuesto en los puntos 5.2 y 6 de esta política.
4. Derechos de los niños, niñas y adolescentes en materia de protección de datos
El artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 se refiere a los derechos de los niños, niñas y adolescentes en materia de protección de datos de la siguiente manera:
Artículo 7. Derechos de los niños, niñas y adolescentes
En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás. El Gobierno Nacional reglamentará la materia, dentro de los seis (6) meses siguientes a la promulgación de esta ley.
Adicionalmente el Decreto 1377 de 2013, incluido en el Decreto 1074 de 2015 establece que:
ARTÍCULO 2.2.2.25.2.9. Requisitos especiales para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.
El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el presente capítulo.
La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el presente capítulo.
La Corte Constitucional en la Sentencia C-748 de 2011 aclaró los criterios jurídicos que deben observarse para aplicar en concreto el principio del interés superior del menor en relación con el tratamiento de datos personales. En este sentido, la Corte afirma que los datos personales de menores de 18 años pueden ser tratados siempre y cuando el objeto que se persiga con dicho tratamiento responda a los siguientes requisitos: (1) que responda y respete el interés superior del menor y (2) se asegure sin excepción alguna el respeto de sus derechos prevalentes, incluido el derecho a ser escuchados en todos los asuntos que los afectan. El representante legal de los menores de edad es quien debe dar su consentimiento una vez haya verificado los anteriores dos requisitos y una vez haya escuchado la opinión del menor de edad y la haya valorado según su madurez, autonomía y capacidad de decisión. A mayor edad del menor, mayor importancia tendrá su opinión, pero siempre quien debe dar el consentimiento es el representante legal.
Adicionalmente, suministrar datos personales de niños, niñas y adolescentes es facultativo del titular.
La Corporación Colegio San Bonifacio de las Lanzas da tratamiento a los datos de menores de 18 años que aspiran a ser o son estudiantes en la institución, persiguiendo exclusivamente como objeto lo relacionado con su derecho fundamental a la educación y servicios necesarios para su adecuada prestación y la protección de los menores. Cuando el estudiante alcance la mayoría de edad, la Corporación Colegio San Bonifacio de las Lanzas solicitará su autorización para el tratamiento que seguirá el mismo formato de la autorización general dada al momento de suscripción de la matrícula. Esta autorización suplirá aquella dada por sus padres de familia o tutores. Dicha autorización faculta a los padres de familia o acudientes para recoger el boletín de calificaciones de dichos estudiantes.
5. Tratamiento de datos
La Corporación Colegio San Bonifacio de las Lanzas recolecta y da tratamiento a los datos personales que resultan indispensables para el ejercicio de su objeto social, para lo cual solicita la autorización del titular al momento de iniciar la relación contractual o al momento de recolectar la información. De esta manera, la Corporación es responsable del tratamiento de todos los datos personales que recolecta en el desarrollo de su actividad, que incluyen los datos de identificación de los estudiantes y sus responsables, así como de todos los trabajadores, contratistas, proveedores y cualquier otra persona natural o jurídica titular de información que interactúe con la Corporación y en cuya interacción se recolecten o traten datos personales.
La Corporación Colegio San Bonifacio de las Lanzas solicitará y dará tratamiento a datos sensibles cuando sea absolutamente necesario para el ejercicio de su actividad social en el marco de la ley y conforme al interés superior del menor. En caso de que alguna de las preguntas relacionadas con la recolección de datos personales sea relativa a información sensible, su respuesta tendrá carácter facultativo.
Para los efectos de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, se consideran como datos toda la información recolectada por la institución, ya sea en bases o bancos de datos o en archivos oficiales que reposen en la misma.
5.1. Tratamiento al cual serán sometidos los datos
Los datos personales que recolecta la Corporación Colegio San Bonifacio de las Lanzas son los estrictamente necesarios para el desarrollo de su actividad. Estos incluyen diversas categorías de datos y finalidades. Son almacenados en medios físicos y magnéticos. El listado de plataformas tecnológicas autorizadas y el tipo de datos allí almacenados reposa en un archivo anexo a esta política y al Programa Integral de Gestión de Datos personales que será actualizado por el Área de Gestión del Conocimiento a la realidad de la institución.
A continuación, se presenta el tratamiento al cual son sometidos los datos y su finalidad en términos globales, bajo el entendido de que en cada una de las categorías el tratamiento se lleva a cabo dando estricta garantía a los derechos de los titulares de los datos (ver puntos tres (3) y cuatro (4) de la presente política) y de acuerdo con el tipo de dato sometido a tratamiento. Adicionalmente, en caso de llevar a cabo un tratamiento distinto al aquí expresado se presentará un aviso de privacidad individual y una solicitud de autorización concreta.
5.1.1. Datos personales de aspirantes a estudiantes y sus responsables
Durante el procedimiento de admisión y matrícula se solicita información correspondiente a datos personales de los aspirantes, con la finalidad de determinar si entrarán a hacer parte de la comunidad educativa.
Dependiendo del avance del proceso y del grado al que desea entrar el aspirante, esta información puede incluir: el diligenciamiento de un formulario de inscripción, la historia personal académica, boletines del colegio de procedencia, fotocopia de documentos de identidad (de padres y aspirante), examen de agudeza visual y audiometría, cartas de referencia personal, pruebas de desarrollo integral, informe de psicología, informe de entrevista a padres de familia, y pruebas académicas. La información de los aspirantes admitidos es enviada por la Secretaría Académica al archivo, donde reposa en la historia personal del estudiante. En el caso de los aspirantes no admitidos, los admitidos que no se matriculan, y quienes cancelen el proceso de matrícula, la información es enviada a archivo donde reposa en una base de datos independiente.
5.1.2. Datos personales de estudiantes y sus padres o tutores
Los datos personales de estudiantes de la Corporación Colegio San Bonifacio de las Lanzas y de sus padres o tutores son recolectados, almacenados y tratados estrictamente en lo relacionado con el cumplimiento de la finalidad educativa y académica que es la misión principal de la institución. A los datos personales recolectados en el proceso de matrícula se agregan y relacionan los datos de desempeño académico, disciplinario y formativo los estudiantes. Adicionalmente, se agregan todos los datos e información recolectada en el desarrollo de su formación y en el desarrollo de actividades de la comunidad académica.
Como parte de modelos de virtualidad, alternancia educativa o aprendizaje remoto, la Corporación Colegio San Bonifacio de las Lanzas realiza grabaciones de las sesiones de clase y otras actividades educativas. Dichas grabaciones están disponibles exclusivamente como recurso educativo para los estudiantes, profesores, padres y encargados del tratamiento de datos personales. El tratamiento de estos datos se hace conforme a los derechos contenidos en esta política, para uso personal e intransferible, con fines exclusivamente educativos.
Las actividades relacionadas con alimentación y transporte son llevadas a cabo por entidades independientes a la Corporación Colegio San Bonifacio de las Lanzas. La Corporación no transfiere datos personales de sus estudiantes ni de sus padres o tutores a los encargados de estas actividades. La información es suministrada directamente por los padres o tutores a las entidades encargadas, lo que se lleva a cabo durante el proceso de matrícula mediante la inclusión de un formulario adicional e independiente por parte de dichas entidades en los documentos de matrícula. La Corporación permite incluir los formularios respectivos en el proceso de matrícula, sin que esto implique realizar operaciones sobre los datos recolectados en el proceso de matrícula. En todo caso, la Corporación se asocia con entidades que cumplen con sus estándares éticos y jurídicos.
Para ver la política de datos personales pertinente al servicio de alimentación, dar click aquí, y para ver la política de datos personales pertinente al servicio de transporte, dar click aquí. Para cualquier otra actividad adicional que sea ejecutada por terceros se enviará solicitud de autorización especial a los padres o tutores de los menores de edad y serán dichos terceros los Responsables y Encargados del tratamiento de dichos datos, la Corporación no realiza ningún tratamiento sobre los mismos.
5.1.3. Datos personales de empleados, contratistas, proveedores y cualquier otra persona natural o jurídica titular de información recaudada por la Corporación Colegio San Bonifacio de las Lanzas
Los datos personales de empleados, contratistas, proveedores y demás personas naturales jurídicas que entablen una relación con el Colegio San Bonifacio de las Lanzas son almacenados y tratados en virtud de las relaciones contractuales o de servicios que se sostengan con estas personas y en desarrollo de la finalidad específica de dicha relación, así como de la finalidad educativa principal de la Corporación y se regirá por las obligaciones y regulaciones incluidas en la cláusula correspondiente de cada contrato.
5.1.4 Datos de Cámaras de video-vigilancia
La Corporación Colegio San Bonifacio de las Lanzas realiza la captura de imágenes y vídeos a través de cámaras de seguridad con la finalidad de garantizar la seguridad de las personas y los bienes que se encuentran en la institución, analizar situaciones de convivencia en las que se incurra en incumplimientos al Pacto de Convivencia o el reglamento interno de trabajo y documentar pruebas para situaciones de convivencia que puedan conllevar a sanciones disciplinarias, entre otras actividades relacionadas.
Las cámaras de vídeo-vigilancia se encuentran instaladas en los espacios abiertos del colegio, entendidos como espacios semi-públicos. De esta manera, no se encuentran cámaras de vídeo-vigilancia en espacios semi-privados bajo ninguna circunstancia como lo son los baños y las aulas de clase.
Los espacios en que se encuentran instaladas las cámaras de vídeo-vigilancia cuentan con el siguiente aviso:
Esta zona está siendo monitoreada por un sistema de CCTV con la finalidad de garantizar la seguridad de bienes y personas y la convivencia dentro de la institución. Dicho tratamiento se da conformidad con la política de tratamiento de datos personales de la Corporación Colegio San Bonifacio de las Lanzas, que puede ser consultada en www.sanboni.edu.co.
Los datos obtenidos por las cámaras de vídeo-vigilancia tendrán el mismo tratamiento de datos personales mencionado en el punto 5.1. y se almacenan en una base de datos independiente.
5.2. Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos – llamado “oficial de protección de datos”
La Corporación Colegio San Bonifacio de las Lanzas ha designado como responsable de velar por el cumplimiento de esta política al interior de la institución al Área de Gestión de Conocimiento.
Esta dependencia estará atenta para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales en las instalaciones ubicadas en la Carrera 17 N° 73-70, barrio El Vergel en Ibagué-Colombia, a través del correo electrónico proteccion.datos@sanboni.edu.co, o al teléfono +3009108201.
Las solicitudes relacionadas con peticiones, consultas y reclamos se tramitarán según los procedimientos establecidos en el Programa de Gestión de Datos personales y en atención a la naturaleza particular de cada tipo de dato involucrado, que se verificará al momento de tramitar la solicitud, y de conformidad con los principios de tratamiento de datos personales, en particular los principios de libertad y finalidad.
6. Procedimientos relacionados con los datos
Los Titulares de la información pueden enviar las solicitudes relacionadas con sus derechos a consultar, actualizar, rectificar y suprimir información, así como a revocar la autorización, al correo institucional protección.datos@sanboni.edu.co. La constancia de recepción y trámite de la solicitud se enviará al solicitante por el mismo medio por el cual fue presentada.
6.1. Solicitud de Consulta
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6.2. Solicitud de Rectificación o Actualización
● Requisitos: la solicitud de rectificación o actualización debe incluir la identificación del Titular, la descripción de los datos que se desean rectificar o actualizar, y la información correcta de los datos con su respectivo soporte (de no ser posible presentar un soporte, bastará presentar una declaración juramentada sobre la veracidad de los datos que se rectificarán).
● La solicitud de rectificación o actualización será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, donde se informará si la solicitud fue aprobada, reprobada o si requiere subsanar algún requisito.
● Si la solicitud requiere ser subsanada, el solicitante tendrá cinco (5) días hábiles para subsanar las fallas y, tras su entrega o envío, se dará respuesta a la nueva solicitud en un término no mayor a cinco (5) días hábiles.
● Una vez enviada la confirmación de aprobación de la solicitud de rectificación o actualización, los datos serán rectificados en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de envío de la aprobación.
6.3. Solicitud de Supresión de información
● Requisitos: la solicitud de supresión debe incluir la identificación del Titular y la descripción de los datos que se desean suprimir.
● La solicitud de supresión será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, donde se informará si la solicitud fue aprobada, denegada o si requiere subsanar algún requisito.
● Si la solicitud requiere ser subsanada, el solicitante tendrá cinco (5) días hábiles para subsanar las fallas y, tras su entrega o envío, se dará respuesta a la nueva solicitud en un término no mayor a cinco (5) días hábiles.
● Una vez enviada la confirmación de aprobación de la solicitud de supresión de datos, los datos serán suprimidos de la base de datos en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de envío de la aprobación, en caso de ser posible. De lo contrario se ofrecerá al solicitante respuesta en el mismo término con la justificación de la decisión.
● La supresión de datos necesarios para el cumplimiento del objeto social de la Corporación Colegio San Bonifacio de las Lanzas podrá tener como efecto necesario la terminación de la
relación contractual. En este caso, se informará al Titular antes de proceder con la supresión.
6.4. Reclamo
● Requisitos: el reclamo debe incluir la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, e ir acompañada de los documentos que se quiera hacer valer.
● Si el reclamo se envía incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
● El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6.5. Solicitud de revocación de autorización
● Requisitos: la solicitud de revocación debe incluir la identificación del Titular y la especificación de la autorización que se desea revocar.
● La solicitud de revocación de autorización será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
● En caso de que la solicitud sea aprobada, la Corporación procederá a suprimir los datos y a incluir la anotación respectiva a la revocación de autorización.
● La revocatoria de autorización frente a datos necesarios para el cumplimiento del objeto social de la Corporación Colegio San Bonifacio de las Lanzas podrá tener como efecto necesario la terminación de la relación contractual. En este caso, se informará al Titular antes de proceder.
7. Vigencia
Esta política entrará en vigencia a partir del ______ de 2021. La Corporación Colegio San Bonifacio de las Lanzas podrá realizar las modificaciones que considere pertinentes con el fin de cumplir con los propósitos y garantías previamente establecidos. En caso de hacerse una modificación, esta será comunicada a los Titulares antes o a más tardar al momento de implementar la nueva política. En caso de modificarse la finalidad del tratamiento, se solicitará una nueva autorización a los titulares.
La versión vigente y actualizada de esta Política se encontrará en la página web del Colegio San Bonifacio de las Lanzas (www.sanboni.edu.co).
8. Anexos
Para la implementación de la presente política de protección de datos, la Corporación Colegio San Bonifacio de las Lanzas utilizará entre otros los siguientes formatos y cláusulas tipo:
8.1. Autorización de tratamiento de datos personales de estudiantes y familias en proceso de matrícula. Cláusula que se incluye en el contrato de matrícula.
DÉCIMA QUINTA: LOS ACUDIENTES/EL EDUCANDO autorizamos/autorizo de manera expresa a EL COLEGIO para la recolección y tratamiento de nuestros datos personales y los del EDUCANDO que resulten necesarios para el ejercicio de su objeto social y el cumplimiento de la finalidad educativa y académica del COLEGIO. Autorizamos la transferencia de datos a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de las funciones legales o por orden judicial; autorizamos la transferencia de datos a terceros con los cuales EL COLEGIO haya celebrado contrato de prestación de servicios o actividades relacionadas o derivadas del servicio educativo. EL COLEGIO no utilizará de ningún modo los datos personales del EDUCANDO o LOS ACUDIENTES para fines comerciales, de promoción institucional y/o de investigación pedagógica y divulgación del COLEGIO sin antes solicitar a LOS ACUDIENTES autorización expresa.
Como parte de modelos de virtualidad, alternancia educativa o aprendizaje remoto, autorizamos a EL COLEGIO a realizar grabaciones de las sesiones de clase y otras actividades educativas, en el entendido de que esta información estará disponible exclusivamente como recurso educativo para los estudiantes, profesores, padres y encargados del tratamiento de datos personales. LOS ACUDIENTES aceptamos que estos datos son para uso personal e intransferible con fines exclusivamente educativos y que no se pueden difundir ni compartir a terceros.
LOS ACUDIENTES manifestamos que fuimos informados sobre la Política de Tratamiento de Datos Personales de EL COLEGIO y nos comprometemos al cumplimiento de la misma.
8.2. Autorización para el uso de imágenes y videos.
● Promoción institucional
En nuestra calidad de padres de familia y/o acudientes, de conformidad con los datos que hemos suministrado, autorizamos de manera libre, informada, y voluntaria a la Corporación Colegio San Bonifacio de las Lanzas, para la utilización de la imagen de nuestro hijo para fines de promoción institucional bajo las siguientes condiciones:
Se autoriza el uso de la imagen obtenida en fotografías y filmaciones realizadas directamente por la institución o un tercero contratado para tal fin.
La utilización o exposición de las imágenes que aquí se autorizan, podrá hacerse por cualquier medio físico o virtual con fines decorativos y/o publicitarios de la Corporación Colegio San Bonifacio de las Lanzas.
La utilización o exposición de las imágenes no tendrá contraprestación alguna a favor de quienes autorizamos o nuestro hijo.
En caso de terminación del vínculo entre el estudiante y la institución educativa, la presente autorización tendrá una vigencia de tres años más contados a partir de la fecha de terminación del contrato de prestación de servicios educativos. En todo caso el titular de los datos y sus padres y/o acudientes pueden revocar en cualquier momento dicha autorización de conformidad con el párrafo siguiente.
Hemos sido informados sobre nuestro derecho a en cualquier momento conocer, corregir, rectificar, actualizar, o eliminar las fotografías o videos y el uso autorizado para ellas y que el colegio procederá a hacerlo de conformidad con su política de tratamiento de datos personales.
Con la aceptación del presente documento declaramos conocer y aceptar las condiciones anteriormente señaladas y renunciamos a toda acción o reclamación por concepto del uso de la imagen de nuestro hijo en los términos anteriormente señalados.
En señal de conocimiento y aceptación del contenido del presente documento, lo suscribimos.
● Investigación pedagógica y divulgación
En nuestra calidad de padres de familia y/o acudientes, de conformidad con los datos que hemos suministrado, autorizamos de manera libre, informada, y voluntaria a la Corporación Colegio San Bonifacio de las Lanzas, para la utilización de la imagen de nuestro hijo para fines de investigación pedagógica y divulgación bajo las siguientes condiciones:
Se autoriza el uso de la imagen obtenida en fotografías y filmaciones realizadas directamente por la institución o un tercero contratado para tal fin.
La utilización o exposición de las imágenes que aquí se autorizan, podrá hacerse por cualquier medio físico o virtual con fines de investigación pedagógica y divulgación de la Corporación Colegio San Bonifacio de las Lanzas.
La utilización o exposición de las imágenes no tendrá contraprestación alguna a favor de quienes autorizamos o nuestro hijo.
En caso de terminación del vínculo entre el estudiante y la institución educativa, la presente autorización tendrá una vigencia de tres años más contados a partir de la fecha de terminación del contrato de prestación de servicios educativos. En todo caso el titular de los datos y sus padres y/o acudientes pueden revocar en cualquier momento dicha autorización de conformidad con el párrafo siguiente.
Hemos sido informados sobre nuestro derecho a en cualquier momento conocer, corregir, rectificar, actualizar, o eliminar las fotografías o videos y el uso autorizado para ellas y que el colegio procederá a hacerlo de conformidad con su política de tratamiento de datos personales.
Con la aceptación del presente documento declaramos conocer y aceptar las condiciones anteriormente señaladas y renunciamos a toda acción o reclamación por concepto del uso de la imagen de nuestro hijo en los términos anteriormente señalados.
En señal de conocimiento y aceptación del contenido del presente documento, lo suscribimos.
8.3. Cláusulas que se incluyen en los contratos laborales relacionadas con el tratamiento de datos personales.
● Cláusula A.
De conformidad con lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, EL(LA) TRABAJADOR(A) autoriza de manera libre y voluntaria al EMPLEADOR para la recolección y tratamiento de los datos personales que se obtengan del (LA) TRABAJADOR(A) a través de los vínculos contractuales celebrados entre ésta y EL EMPLEADOR, los cuales serán compilados, almacenados, consultados, usados, compartidos, intercambiados, transmitidos, transferidos y objeto de tratamiento en bases de datos, las cuales cuentan con las medidas de seguridad necesarias para la conservación adecuada de la información y estarán destinadas a las siguientes finalidades:
Mantener una comunicación eficiente como parte del vínculo contractual con EL(LA) TRABAJADOR(A);
Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por EL EMPLEADOR con EL(LA) TRABAJADOR(A), con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás consagradas en el contrato de trabajo (manejo de información programa Siigo);
Informar las modificaciones que se presenten en desarrollo del contrato de trabajo a EL(LA) TRABAJADOR(A);
Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por EL(LA) TRABAJADOR(A);
Realizar estudios internos sobre los hábitos de EL(LA) TRABAJADOR(A) para programas de bienestar;
Realizar los descuentos de nómina autorizados por EL(LA) TRABAJADOR(A); y
cualquier otra operación necesaria para la adecuada prestación del objeto social del EMPLEADOR, requerimientos judiciales o administrativos, investigaciones de seguridad y demás finalidades contenidas en la política de tratamiento de datos personales.
Los datos personales que obtenga EL EMPLEADOR de EL(LA) TRABAJADOR(A), o representante legal en el caso de información de hijos(as) menores de edad, serán recogidos, almacenados y objeto de tratamiento en bases de datos hasta la terminación del vínculo contractual entre EL(LA) TRABAJADOR(A) y EL EMPLEADOR y durante cien (100) años más (de acuerdo con nuestra base de datos de retención documental). Con la presente autorización, EL(LA) TRABAJADOR(A) permite el tratamiento de sus datos personales para las finalidades mencionadas y reconoce que los datos suministrados a EL EMPLEADOR son ciertos, dejando por sentado que no se ha omitido o adulterado ninguna información.
PARÁGRAFO 1: Se deja constancia que EL(LA) TRABAJADOR(A) tiene el derecho de acceder en cualquier momento a los datos suministrados, a solicitar información, rectificación, corrección, actualización o supresión, en los términos establecidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, mediante escrito dirigido al EMPLEADOR, indicando las razones por las cuales solicita alguno de los trámites anteriormente mencionados.
● Cláusula B.
EL(LA) TRABAJADOR(A) manifiesta que fue capacitado sobre el cumplimiento de la Política de Tratamiento de Datos Personales de la CORPORACIÓN COLEGIO SAN BONIFACIO DE LAS LANZAS, en este caso EL EMPLEADOR, así como el Programa de Gestión de Datos Personales que se maneja internamente en la institución. EL(LA) TRABAJADOR(A) se compromete al cumplimiento de estas políticas y a la protección de todos los datos personales a que pueda tener acceso.
8.4. Autorización de tratamiento de datos personales para proveedores.
Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y decreto 1377 de 2013, con la firma de este documento autorizo el tratamiento de los datos personales del PROVEEDOR TITULAR DE LA INFORMACIÓN O SU REPRESENTANTE LEGAL, EN EL CASO DE PERSONAS JURÍDICAS, en adelante el PROVEEDOR, y sus trabajadores o personal contratado de conformidad con la política de tratamiento de datos personales del PROVEEDOR:
Además manifiesto que he sido informado de lo siguiente:
La corporación colegio San Bonifacio de las lanzas actuará como Responsable o Encargado del Tratamiento de datos personales, según corresponda, de los cuales soy titular o responsable y apoderado que, conjunta o independientemente podrá recolectar, almacenar, usar y disponer de
mis datos personales conforme al Programa integral de gestión de tratamiento de datos personales de la institución disponible en la página web de la entidad (www.sanboni.edu.co).
Que me ha sido informada la finalidad de la recolección de los datos personales, la cual tiene como finalidad:
● Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales en los que sea parte como proveedor titular de la información.
● Dar cumplimiento de las obligaciones contraídas por el Colegio con los proveedores titulares de la información.
● Informar las modificaciones internas de cualquier tipo que se presenten en desarrollo de los vínculos contractuales con el proveedor titular de la información.
● Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por el proveedor titular de la información.
● Enviar a través de medio seguro de la información a países en donde por temas de contingencia se tengan backups o respaldos de la información.
Es de carácter facultativo o voluntario responder preguntas que versen sobre datos sensibles o sobre menores de edad.
Mis derechos como Titular y apoderado de los datos son los previstos en la Constitución y la Ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir mi información personal, así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.
Mediante la página web del colegio www.sanboni.edu.co, correo institucional proteccion.datos@sanboni.edu.co y personalmente con el oficial de protección de datos personales, podrápodré radicar cualquier tipo de requerimiento relacionado con el tratamiento de mis datos personales.
La corporación colegio San Bonifacio de las Llanzas garantizará la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de mis datos y se reservará el derecho de modificar su Programa integral de gestión de tratamiento de datos personales en cualquier momento. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la página web.
Teniendo en cuenta lo anterior, autorizo de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a la Corporación colegio San Bonifacio de las lanzas para tratar mis datos personales y los de mi apoderado para los fines relacionados anteriormente.
La información obtenida para el Tratamiento de mis datos personales la he suministrado de forma voluntaria y es verídica.
Se firma en la ciudad de ______________, a los ___ días del mes de ____________ del año ____.
Firma del Titular de la Información o su representante legal en el caso de personas jurídicas.
C.C./NIT ___________________________
Dirección de notificación: _______________________________________________
8.5. Asignación de responsabilidad a usuarios de bases de datos.
La Corporación Colegio San Bonifacio de las Lanzas en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, le asigna el acceso a la base de datos a través del suministro del siguiente perfil de usuario: (se complementa con el listado completo al que se otorgue acceso en el momento)
USUARIO GSUITE
USUARIO SIIGO
USUARIO CIBERCOLEGIOS
USUARIO CIUDAD EDUCATIVA
Se recuerda que su usuario es personal e intransferible, y la utilización de la base de datos es para los fines exclusivos de las labores que le han sido asignadas por esta entidad.
Los datos personales a los que tenga acceso no podrán ser compartidos, transferidos, copiados o informados a terceros, salvo autorización previa y expresa de la Corporación Colegio San Bonifacio de las Lanzas para tal fin.
Con la asignación del presente acceso, se hace responsable de la indebida utilización de los datos personales contenidos en la base de datos, con las consecuencias legales que de estos hechos se deriven. Adicionalmente, se compromete al cumplimiento de la Política de Tratamiento de Datos Personales de la CORPORACIÓN COLEGIO SAN BONIFACIO DE LAS LANZAS, así como el Programa de Gestión de Datos Personales que se maneja internamente en la institución.
Atentamente,
Corporación Colegio San Bonifacio de las Lanzas
En señal de conocimiento y aceptación de las anteriores condiciones, suscribe el presente documento el receptor.
Trabajador / Contratista _________________________